Ett eventverktyg är ett digitalt verktyg. Det kan ha många och olika användningsområden. Eventverktyg kan automatisera allt från inbjudningar till registreringar och olika typer av schemaläggningar beroende på vem som använder det. Dess främsta fördel är att det sparar en hel del tid och energi som annars skulle lagts på planering. Istället kan du som organisatör fokusera på detaljer som kan skapa en positiv upplevelse för eventets deltagare.

Oavsett om du arrangerar ett möte, en konferens eller en teambuilding står du inför ett relativt stort organisationsarbete. Inbjudningar ska skickas iväg, talarna ska bokas, restauranger och mat ska arrangeras, det är bara några av sakerna som måste fixas. Listan av uppgifter som behöver bokas av för att skapa ett perfekt event är oftast lång. Vad kan du göra för att underlätta det här jättearbetet? Frågar du en professionell arrangör så svarar han säkert att nyckeln till framgång är att optimera processen. Det gör du enklast via ett eventverktyg.

Excel arken inte aktuell länge

Är inte Excel ett bra verktyg som kan göra jobbet? Det har fungerat bra förut och bör fungera lika bra nu. Det är en befogad fråga. Sanningen är att eventplanering som görs i ett Excel-ark försvinner med ett långsamt tempo. Arken fungerar fortfarande ifall du ska fixa ett litet mindre event som ett personalmöte men gäller det att organisera ett större seminarium eller konferens kan ”to do listan” bli riktigt lång.

Det är mycket som ska hinnas med och det är mycket som kan gå fel. Deltagare kan utebli från registreringen, maten är för sen eller så är det fel mat som kommer in eller så missar du kanske att lägga upp programmet så att alla ser det. Ja, misstag kan uppkomma i alla möjliga varianter.

Ett digitalt verktyg hjälper dig att hålla koll på alla bitar samtidigt som det ger dig en välbehövlig överblick av hur processen fortlöper. Den virtuella världen som vi lever i ställer höga krav på sådana typer av evenemang. Planeringen ska vara noggrann, arrangemanget fläckfritt, informationen ska spridas på samtliga sociala kanaler för att skapa medvetenhet samtidigt som arrangören ska se till att få en så smidig upplevelse som möjligt. Dessa höga krav är omöjliga att leva upp till ifall det inte finns bra hjälp. Det är just där eventverktyget kommer in.

Hur väljer du?

Hur väljer du rätt eventverktyg? Som du själv redan förstått så är behovet av ett sådant relativt stor i vår digitala värld. När behov finns, finns det även utbud. Med andra ord är sortimentet av olika program som erbjuder flexibla och praktiska eventverktyg relativt stort. Det i sig leder till att du lätt kan bli lite förvirrad när du ska välja ett verktyg.

Här kommer några användbara frågor som du bör besvara när du står och tvekar vilket instrument du ska satsa på.

• Varför behöver jag ett eventverktyg?
• Vad ska jag använda det till?
• Vilka typer av evenemang brukar jag arrangera?
• Hur fortlöper preparbetet i nuläget? Hur sköter jag organiseringen?
• Vad behöver jag hjälp med?
• Anlitar jag någon som gör en del av arrangörsjobbet åt mig?
• Har jag kollegor som hjälper mig och ska fortsätta att medverka i processen?
• Förmedlar jag information till externa och interna kanaler?

Har du svar på någon av de frågorna? Bra, skriv upp dem. Lättast är det ifall du försöker få svar på alla frågor. Det kommer att underlätta ditt val av eventverktyg. Är det nu så att du känner dig kluven och inte vet hur du ska gå tillväga rekommenderar vi att du kontaktar ett företag som erbjuder sådana typer av verktyg och får hjälp med ditt val.